Privacy Beleid

OCAI online is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

We vinden je privacy belangrijk en zorgen er voor dat de persoonsgegevens die je met ons deelt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring lichten we toe hoe we dat doen. Heb je vragen, dan kun je ons hier bereiken.

We verwerken je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

1. Introductie

Deze privacyverklaring legt uit hoe we persoonsgegevens verwerken via de website /nl als je je gegevens deelt doordat je een product of

dienst via de website koopt, een cultuurmeting invult, of je inschrijft voor onze nieuwsbrief.

Wanneer je dit doet, garandeer je ons dat je 13 jaar of ouder bent.

OCAI Online is een merknaam van Kikker Groep V.O.F., gevestigd Thorbeckegracht 12, 8011 VL te Zwolle. Overal waar "we" of "ons" staat, bedoelen we OCAI online ofwel Kikker Groep.

Als je een klacht hebt, dan kun je die indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, maar we zouden je dankbaar zijn als je eerst contact met ons opneemt zodat we de kwestie kunnen oplossen.

Het is belangrijk dat je gegevens kloppen en actueel zijn. Laat het ons weten als we iets moeten aanpassen.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Persoonsgegevens betreffen gegevens waarmee je individuen kunt identificeren. Geanonimiseerde data horen daar niet bij.

We verwerken persoonsgegevens zoals:

Identiteitsgegevens zoals naam en gebruikersnaam.
Contactgegevens zoals je factuuradres, bezorgadres, email adres en/of telefoonnummer.
Transactiegegevens zoals betalingen en andere details over je aankopen. Technische gegevens zoals login data, IP adres, browser type en versie, tijdzone,.
Identiteitsgegevens zoals naam en gebruikersnaam.
Contactgegevens zoals je factuuradres, bezorgadres, email adres en/of telefoonnummer.
Transactiegegevens zoals betalingen en andere details over je aankopen. Technische gegevens zoals login data, IP adres, browser type en versie, tijdzone, plaats, plugins en andere technologie op de hardware waarmee je onze website bezoekt.
Profiel gegevens bevatten je gebruikersnaam en wachtwoord, aankopen, en je scores op de cultuurmeting.
Gebruiksdata kan informatie bevatten over hoe je deze website gebruikt. Marketing gegevens betreffen je voorkeuren voor wat betreft de nieuwsbrief.

We verwerken geaggregeerde data, gebaseerd op de gegevens van alle gebruikers, maar dit is niet herleidbaar tot jou als individu. Bijvoorbeeld een analyse van het percentage website bezoekers dat een bepaalde pagina bezoekt of dienst afneemt.

Gevoelige data

We verzamelen en verwerken geen gevoelige data, zoals details over je etniciteit, religieuze voorkeuren, politieke opinies, gezondheid enzovoorts. We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn bij aankopen en voor het gebruik van deze website.

3. Hoe verzamelen we gegevens?

We verzamelen gegevens via:

Directe interactie: Je vult gegevens in op een formulier op onze websites of wanneer je met ons communiceert via de telefoon, email, of de post. Dat gaat om:

bestellen van producten of diensten.
een gebruikersaccount aanmaken op deze website.
je inschrijven op de nieuwsbrief.
verzoeken om toesturen van folders, voorbeeldrapporten, enzovoorts
ons feedback geven.
het invullen van de OCAI cultuurmeting.

Geautomatiseerde technologie of interacties: Terwijl je ons websites gebruikt kunnen we automatisch technische data verzamelen over je hardware, je browser en je gebruikspatronen. Dat gebeurt via cookies en server logbestanden.

Derden: We kunnen gegevens van derden ontvangen zoals:

Technische data van onze service providers zoals Sucuri, Beagle Security, Cloud Filt, en KnownHost.

Analyse van providers zoals Google.

Contact en transactiegegevens van betalingsproviders zoals PayPal en Stripe.

4. Hoe gebruiken we gegevens?

We gebruiken alleen persoonsgegevens als dat nodig en toegestaan is. De gebruikelijke redenen zijn als:

We een koopovereenkomst aangaan.
Het nodig is voor onze wettelijke verplichtingen en deze zijn niet strijdig met fundamentele rechten van anderen.

Je kunt je toestemming voor marketing emails en de nieuwsbrief altijd intrekken door de UNSUBSCRIBE link te volgen die je aantreft onderaan al onze marketing mails en nieuwsbrieven.

Redenen om welke gegevens te verzamelen:

Om je als nieuwe gebruiker of klant te registreren:
(a) Identiteit
(b) Contact

Om een overeenkomst uit te voeren:

Om je toegang te geven tot het Organizational Culture Assessment Instrument (scores worden opgeslagen met persoonsgegevens) als respondent
(a) Identiteit
(b) Contact
(c) Technisch

Om je bestelling uit voeren en af te leveren, waarbij we je betaling registreren en ontvangen
(a) Identiteit
(b) Contact
(c) Transactie
(d) Marketing

Om onze relatie te managen, zoals je op de hoogte brengen van veranderingen in voorwaarden, op de website, of wanneer we je vragen om een recensie van onze producten en diensten
(a) Identiteit
(b) Contact
(c) Profiel
(d) Marketing

Om onze wettelijk verplichte administratie bij te houden of aan andere wettelijke verplichtingen te voldoen.

Om onze online business te beheren en te beschermen, inclusief het verbeteren van de gebruikerservaring, het oplossen van problemen, data analyse, testen, systeem onderhoud, beveiliging en Technical Support
(a) Identiteit
(b) Contact
(c) Technisch

Om je relevante content aan te bieden
(a) Identiteit
(b) Contact
(c) Profiel
(d) Marketing
(e) Technisch

Data analyse om de site te verbeteren, te leren van wat klanten nodig hebben, en onze marketing en nieuwe producten daarop aan te passen
(a) Technisch

Gegevensverzameling als je de OCAI cultuurmeting doet

We vinden je privacy en veiligheid cruciaal tijdens het bezoek aan onze website en het gebruik van het online OCAI systeem. Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. We verkopen of delen nooit persoonlijke of bedrijfsinformatie met derden.

OCAI online gebruikt je data om je persoonlijke cultuurprofiel te berekenen. Dat betekent:

Als je de gratis OCAI One meting doet, hebben we je naam en email adres nodig om je scores op te slaan en je jouw cultuurprofiel te kunnen laten zien.
Om statistische redenen (voor onderzoekers die onze database met cultuur scores willen gebruiken) vragen we naar je land, de economische sector en of je wel of niet leidinggevend bent. Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld een gemiddeld cultuurprofiel per sector berekenen.
Je email adres wordt bij een gratis OCAI One cultuurmeting toegevoegd aan de mailinglijst. Hierna ontvang je nieuwsbrieven en updates, waarvan je je op ieder moment kunt uitschrijven.
Als je een cultuurmeting invult voor een organisatie (OCAI-Pro of OCAI-Enterprise) hebben we je naam en email adres nodig als respondent. Als je de beheerder bent van een betaalde cultuurmeting, hebben we ook volledige adresgegevens nodig.
Alle respondenten van een cultuurmeting wordt gevraagd naar naam en email adres, zodat je scores kunnen worden opgeslagen en berekend. Hierdoor kun je de cultuurmeting ook onderbreken (indien nodig) en op een later moment vervolgen, zelfs op een ander apparaat, door weer in te loggen met email adres.
De privacy van deelnemers is gegarandeerd. De werkgever noch een derde partij (bijvoorbeeld de organisatieadviseur) kan jouw persoonlijke scores zien of je cultuurprofiel. Alleen de betrokkene kan dit zien.

Het is verboden voor individuen om hun persoonlijke cultuurprofiel op een openbare plek te publiceren (zoals op een website of forum). Het OCAI moet ethisch gebruikt worden, zodat de privacy van zowel personen als organisaties gegarandeerd is.

De OCAI resultaten worden berekend op een collectief niveau, bijvoorbeeld per locatie, afdeling. Daarmee zijn ze anoniem en collectief.

Je ontvangt je persoonlijke profiel als referentie voor jezelf en om ermee te werken als je dat wilt. Dit profiel komt niet in de rapportage.

Marketing communicatie

Je ontvangt marketing communicatie van ons als je de gratis OCAI one hebt ingevuld, en bijvoorbeeld

informatie hebt aangevraagd of iets hebt gekocht.
je het verplichte vakje hebt aangevinkt waarmee je wordt toegevoegd aan de verzendlijst voor nieuwsbrieven en updates.
je nog niet hebt uitgeschreven van de verzendlijst.

We delen nooit persoonsgegevens met derden.

Respondenten die meedoen aan betaalde OCAI Pro en Enterprise metingen voor teams en organisaties, ontvangen geen marketing berichten en komen niet op de mailinglijst.

Je kunt je toestemming voor marketing emails en de nieuwsbrief altijd intrekken door de UNSUBSCRIBE link te volgen die je aantreft onderaan al onze marketing mails en nieuwsbrieven.

Als je je uitschrijft, kun je nog altijd je persoonlijke cultuurprofiel zien, je aankopen, facturen, enzovoorts. De uitschrijving betreft alleen marketing communicatie.

Wijziging in de reden

We verzamelen alleen persoonsgegevens om de redenen die hierboven zijn aangegeven. Als we gegevens zouden willen verzamelen voor andere doeleinden, dan zouden die in dezelfde lijn vallen als de eerder gegeven redenen. Is dat niet zo, dan informeren we onze gebruikers.

5. Delen van persoonsgegevens

We delen je persoonsgegevens alleen indien nodig met onderstaande partijen om de redenen die in artikel 4 genoemd zijn:

Service providers die IT-diensten aan ons leveren.
Professionals zoals juristen, bankiers, inspecteurs en verzekeraars als we die inhuren om ons diensten te verlenen.
Belastingdienst of andere autoriteiten en gezagsdragers in Nederland die informatie vereisen in het kader van onderzoek.
Eventuele derden als we ons bedrijf zouden verkopen of laten fuseren.

We eisen dat alle derden aan wie we gegevens overdragen voldoen aan de GDPR/AVG normen. De verwerking van gegevens mag alleen om de boven genoemde redenen en volgens onze instructies.

6. Internationale verwerking

Landen buiten de Europese Unie bieden niet altijd hetzelfde niveau van gegevensbescherming. Onze wet verbiedt data transfer tenzij de ontvanger aan bepaalde criteria voldoet.

Onze derde partijen (service providers) zijn veelal buiten de EU gevestigd. We verzekeren ons ervan dat zij voldoen aan de juiste veiligheidsnormen:

Data transfer gebeurt alleen naar landen die voldoende bescherming bieden, conform de EU normen.
We sluiten verwerkingsovereenkomsten met de providers die gegevens verwerken namens ons.
De providers waarmee we samenwerken in de USA voldoen aan het EU-US Privacy Shield.

Email ons als je vragen hebt.

7. Data beveiliging

We hebben gepaste beveiligingsmaatregelen ingesteld om te voorkomen dat persoonsgegevens kwijt raken, veranderd, blootgesteld of worden gebruikt op een ongeautoriseerde manier.

We werken alleen samen met veilige leveranciers en onze eigen systemen en mensen zijn onderhevig aan strikte veiligheidsmaatregelen.

We stellen je op de hoogte als we een beveiligingslek vermoeden.

8. Data opslag

We bewaren persoonsgegevens zolang als nodig of wettelijk verplicht is om de eerder genoemde redenen, inclusief rapportage en inspectie door gezagsdragers.

Om te bepalen hoe lang persoonsgegevens worden opgeslagen, nemen we de aard en gevoeligheid van de data en de reden in overweging. Volgens de belastingwet zijn we verplicht om basale klantinformatie 7 jaar te bewaren (contactgegevens, financiële en transactiegegevens).

In sommige gevallen kun je ons vragen om je data te verwijderen; zie hieronder.

In sommige gevallen kunnen we je cultuurmeting scores anonimiseren voor onderzoek zodat we deze kunnen gebruiken. Deze data zijn niet herleidbaar tot jou als individu.

9. Je wettelijke rechten

Onder bepaalde omstandigheden, zoals bepaald door de wet, heb je het recht om

Toegang tot je persoonsgegevens te vragen.
Correctie van je persoonsgegevens te vragen.
Sommige persoonsgegevens te laten verwijderen.
Bezwaar te maken tegen het verwerken ervan.
Je toestemming voor marketing communicatie in te trekken.

Email ons alsjeblieft als je vragen hebt.

Je hoeft niet te betalen voor toegang tot je persoonsgegevens. We mogen een redelijke vergoeding vragen als je verzoek ongefundeerd, herhaaldelijk of excessief is. We mogen in dat geval weigeren om het verzoek in te willigen.

We mogen je verzoeken om je nader te identificeren als je een verzoek doet over je persoonsgegevens en je vragen naar de reden van je verzoek. We proberen binnen een maand te reageren op verzoeken. We houden je op de hoogte van de voortgang.

10. Links naar derde partijen

Deze website kan links bevatten naar websites van derden. Als je erop klikt of doorgaat, ga je naar een website of domein waar wij geen controle over hebben en geen verantwoordelijkheid. Als je onze website verlaat, lees dan het Privacy Beleid van de website die je bezoekt.

11. Cookies

Je kunt je afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari). Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Noodzakelijke cookies gebruiken we om de basisfuncties van de site te laten draaien. Als je deze cookies in je browser uitzet, kun je niet meer van alle functionaliteiten gebruikmaken.

OCAI online gebruikt ook cookies om te bepalen of je voor het eerst aankomt of terugkeert. We gebruiken cookies om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, om gebruiksgemak te verbeteren, en je ervaring te verbeteren.

Sommige cookies bevatten informatie die herleidbaar is tot een individu. Dit geldt als je de cultuurmeting invult, zodat het systeem kan onthouden waar je bent gebleven als je de meting tussentijds onderbreekt en later afmaakt.