Hoe verbeter je organisatiecultuur?
Hoe kun je organisatiecultuur eigenlijk ontwikkelen? Eerst moet je een goed beeld hebben van de huidige cultuur, dan bepalen wat de beste cultuur voor de toekomst is en vervolgens kijken hoe je die verbeteringen waar kunt maken. Wat moet er anders in het Corona-tijdperk en daarna?
Een cultuurmeting, zoals het OCAI van het Concurrerende Waarden Model, helpt om dit proces te stroomlijnen. Na de meting volgt het “echte werk”. Het cultuurprofiel is een twee-dimensionale kaart met een mogelijke route naar een gewenste cultuur voor de toekomst. Daarvoor is actie nodig in de drie-dimensionale werkelijkheid. Maar welke actie precies? Dat ga je samen uitwerken en doen. Je kunt een nieuwe organisatiecultuur namelijk niet top-down uitrollen. Mensen moeten bepaalde stukjes denken en doen aanpassen; en daarom moet je de anderen erbij betrekken.
Maak het concreet
Om de cultuur te verbeteren is het belangrijk om het Concurrerende Waarden cultuurprofiel “operationeel” te maken. Daarom ga je in gesprek met de respondenten van de cultuurmeting. Wat betekent dit kwantitatieve, visuele profiel? Deelnemers voegen nu de kwalitatieve informatie toe: ze vertalen het profiel naar dagelijks gedrag. “Wat is hier normaal? Wat zijn de waarden, overtuigingen, gedrag, interacties die iedereen kopieert?”
Hierin zit de grote waarde van het cultuurprofiel. Het helpt om de cultuur te gaan zien met een gedeeld referentiekader. Door deze combinatie van meting en observatie/interpretatie begrijp je de huidige en gewenste cultuur beter en ontstaan zowel draagvlak als ideeën voor verbetering.
Als je de huidige cultuur concreet maakt, ga je vaak al zien wat er zou kunnen veranderen of verbeteren: zit je aan de schaduwzijde van een cultuurtype of zie je effectief gedrag? Waarom willen mensen de gewenste cultuur anders en hoe dan?
Iedere organisatie heeft haar eigen uitdrukking van een cultuurtype. Daarom is het zo belangrijk om samen uit te vinden wat in deze organisatie verschil kan maken. Geen enkele externe consultant heeft een stappenplan dat precies voor deze organisatie werkt. Een goede externe facilitator kan wel helpen om die gedeeltelijk onbewuste kennis naar boven te halen en consensus te bereiken over wat er verbeterd moet worden en hoe dan.
Betrek de anderen erbij
Cruciaal is dat je cultuur niet top-down kan veranderen. Voor cultuurontwikkeling heb je minstens de kritische massa van je team of organisatie nodig. Je kunt organisaties activeren in groepen van tien. Mensen gaan inzien waarom verandering nodig is, hoe ze kunnen bijdragen, en welk gedrag en denkwijzen zouden moeten veranderen. Cultuur ontwikkelen betekent altijd ook persoonlijke ontwikkeling - vandaar die voorkeur voor kleine werkgroepen van tien.
Organiseer Cultuurworkshops
In een workshop of Change Circle van tien collega’s vertaal je het cultuurprofiel naar dagelijks gedrag. Deelnemers maken een ontwikkelplan per team om de gewenste cultuur te activeren en om de afgesproken dingen te gaan doen met steun van elkaar.
Hieronder staan een paar punten ter overweging voor de nabespreking van de cultuurmeting:
Groepsgrootte
Mensen in kleine groepen neigen ertoe om elkaars gedrag, interacties en denkwijzen te kopiëren - en elkaar te coachen of te corrigeren. “Zo doen we de dingen hier”.
In een kleine groep kun je actief meedenken, bezwaren oplossen, samen leren. Deelnemers zijn betrokken omdat niemand zich op de achterste rij kan verstoppen - het is zichtbaar wat je ervan vindt. Mensen praten eerder met elkaar, niet over elkaar. Het is makkelijker om vertrouwen op te bouwen, je verantwoordelijk te voelen en actie te ondernemen, en steun te vragen en te ontvangen. Zo ontwikkel je samen de gewenste cultuur.
Begeleiding van de workshop
Een externe consultant is niet beïnvloed door de huidige cultuur en de hiërarchie. Zo’n begeleider kan observeren, dialoog faciliteren, de sociale veiligheid bewaken maar ook de inhoudelijke agenda.
Overweeg om de workshop van het top management extern te laten begeleiden, die indien nodig ook de directeur kan aanspreken. De verdere workshops kun je zelf doen, met jullie eigen HR-adviseurs, trainers, enzovoorts.
Top-down, bottom-up of kriskras
Je kunt cultuurworkshops per team organiseren maar ook met “open inschrijving” voor iedereen die geïnteresseerd is in cultuur.
Het teamsgewijs uitrollen van workshops of met open inschrijving, hangt af van wat je wilt bereiken. De uitkomsten verschillen enigszins. Als je de workshop met directe collega’s doet zien mensen elkaar dagelijks en kunnen elkaar helpen met nieuw gedrag en desnoods aanspreken.
Met collega’s uit andere teams die je niet dagelijks ziet zijn de resultaten minder specifiek, maar kan bepaald gedrag zich wel sneller verspreiden over de hele organisatie.
De workshops met open inschrijving zijn op vrijwillige basis, dus niet standaard ingepland voor ieder team. Dit wordt vanwege praktische redenen vaker toegepast in grote organisaties waarbij het werken met ieder team te veel tijd vergt. Ik zet deze manier graag in om een sociale beweging op gang te brengen.
Als je werkt met mensen die interesse hebben - dan heb je mogelijk de positieve beïnvloeders te pakken, de informele leiders, de mensen die zich betrokken voelen bij de organisatie en er energie in willen stoppen. Zij kunnen met hun ideeën en acties de anderen nieuwsgierig maken en erbij gaan betrekken; via het netwerk.
De organisatie is een netwerk van relaties, en niet alleen een top-down piramide. Onderzoek van Mayer Zald laat zien dat dankzij de netwerkeigenschappen van organisaties, verandering overal (klein) kan beginnen - ook in jouw team - en de anderen kan beïnvloeden op een manier die je misschien niet had verwacht. In een organisatie kunnen kleine acties grote impact hebben, als ze maar consequent voorkomen en anderen ze gaan kopiëren.
Werk bij voorkeur met degenen die willen. Veranderen, ontwikkelen en leren is vrijwillig. Daarna kun je vragen dat de “positieve beïnvloeders” de anderen zover krijgen om ook mee te doen.
Volhouden: blijf bewust beïnvloeden!
De groepen kunnen na de eerste cultuurworkshop vaker bijeenkomen. Vaak zijn er meerdere sessies nodig om alle ideeën uit te werken. Zeker als er naast gedrag ook procedures, structuren of doelen moeten worden aangepast en er meer “huiswerk” nodig is en toestemming van degenen met beslissingsbevoegdheid.
Sommige groepen doen om vier weken een sessie van 1-2 uur om updates te delen, plannen bij te stellen, oplossingen te bedenken, feedback en steun te krijgen of nieuw gedrag te oefenen.
Sommige organisaties integreren cultuur daarna in reguliere teamvergaderingen. Ze benutten het eerste halfuur om te checken hoe het met de cultuur gaat: doen we het nieuwe gedrag? Zijn aanpassingen nodig?
Waar het om gaat is dat je bezig blijft met het bewust beïnvloeden van de cultuur: die wordt dagelijks onderhouden. Het proces is nooit klaar. Laat je niet verleiden door papieren tijgers; abstracte waarden en een klinkende missie aan de muur. Het gaat om dagelijkse actie en interactie.
Je kunt de cultuurontwikkeling ook opschalen met de online leergang van de Positive Culture Academy. E-learning is beschikbaar voor veel leidinggevenden en medewerkers tegelijk en kan goed gecombineerd worden met workshops ter plekke en biedt continue ondersteuning bij het aanleren van nieuw gedrag en het ontwikkelen van een positieve, productieve cultuur.
Meer weten? Bestel het boek “Cultuur doe je zelf - Concreet aan de slag met organisatiecultuur” van Marcella Bremer bij:
© Marcella Bremer, 2020. Alle rechten voorbehouden.
Schrijf je in op de nieuwsbrief én download de paper over Positieve Cultuur: wat zijn de vier elementen van een positieve, productieve organisatiecultuur? Werk kan echt beter en leuker!
We voldoen aan de AVG. Je gegevens zijn veilig.