Positieve organisatiecultuur: voor thuiswerk teams

Door de pandemie is thuiswerken normaal geworden. Er is veel veranderd - en juist nu kun je de vier elementen van een positieve cultuur goed benutten. Als jouw teams grotendeels thuis blijven werken, zet dan bewust in op: positief denken, verbinding en samenwerken, leren en autonomie, en een inspirerende missie. Kijk maar eens naar deze praktische tips.
Wil je er meer over weten, lees dan mijn Engelse boek Developing a Positive Culture (Kindle versie is te koop met korting - de paperback is ook in Nederland beschikbaar - zie onderaan dit artikel).

Positief Denken

Besteed bewust aandacht aan de organische mindset als basis voor positieve, productieve culturen en lerende organisaties. Deze mindset (zie hoofdstuk 2 in het boek Cultuur doe je zelf!) helpt positief potentieel te zien en te ontwikkelen.
Je kunt deze bespreken met je team en kijken welke statements je wel of niet gelooft, of wat er mogelijk is als een van de statements waar zou zijn in jouw team. Brainstorm van daaruit verder. Je kunt ook je eigen overtuigingen uitdagen om ze te veranderen. Zoek uitzonderingen die jouw overtuiging ontkrachten. Je ziet namelijk altijd wat je gelooft.

Bedenk dat een optimistische of pessimistische denkstijl aangeleerd is (onderzoek Martin Seligman). Het verhaal dat je jezelf vertelt voorspelt je succes. Pessimisten neigen tot altijd-en-overal-redeneringen als er iets fout gaat: alles gaat altijd fout en het komt door hen (in plaats van door pech, een samenloop van omstandigheden buiten je controle). Wil je hier meer mee? Je kunt optimistisch denken trainen. (Gebruik hoofdstuk 5 Personal Preparation uit mijn boek Developing a Positive Culture - en hoofdstuk 8 Positive Practices for Leaders).

Doe de oefening “Mijn best-mogelijke-zelf” met je team. Kijk daarna naar positieve deviantie voor het team: hoe zijn wij gezamenlijk op ons best?

Stel meer waarderende vragen: wat gaat hier goed en hoe kunnen we dat versterken? Wat is er nog meer mogelijk?
Vraag meer dan je vertelt wat mensen moeten doen.
Houd de ratio positieve dingen/gesprekken t.o.v. negatieve in de gaten.

Laat je team kennismaken met meditatie, mindfulness, het dankbaarheid-dagboeken en zelfcompassie: alle manieren om in het hier en nu open te staan voor wat aanwezig is, je zegeningen te tellen, lief te zijn voor jezelf en van daaruit meer mogelijkheden te ontdekken. Vanuit een negatieve mindset zijn creativiteit en veerkracht moeilijker.

Door het leggen van de basis voor Positief Denken gaan alle teams beter presteren en samenwerken. Voor thuiswerken is dit geen overbodige luxe. Meer theorie, tips en oefeningen staan in Developing a Positive Culture, waarin ik uitgebreider schrijf over positief leiderschap.

Verbinding en Samenwerken

Cameron’s onderzoek laat zien dat positieve relaties bijdragen aan de financiële resultaten. Niet voor niets is Verbinding & Samenwerken deel van een positieve cultuur. Als je elkaar alleen via videobellen ziet, moet je nog bewuster werken aan relaties, sociale veiligheid, en vertrouwen. Zorg ervoor dat iedereen zich kan uitspreken, niemand zich verstopt (zorg dat je camera werkt en kom in beeld), en er voldoende tijd is voor sociale gesprekken in plaats van alleen werk-inhoudelijke.
Elkaar beter leren kennen kan prima vanuit huis, omdat de een in een huiskamer met schilderijen en huisdieren zit, en de ander op een slaapkamer met een spelende peuter. Je ziet je collega’s als mensen - met een leven naast het werk.

Vier verjaardagen online, zorg voor een chat waarin mensen memes en onzin kunnen delen, houd video borrels of lunch samen voor je beeldscherm.

Zorg dat je elkaar regelmatig ziet - al is het maar op een scherm. Alleen zo ontwikkel je de cultuur: anders zijn er geen denkwijzen en gedrag te kopiëren, coachen (of te corrigeren). Interactie houdt de cultuur levend: bevestig wat belangrijk is en waarnaar jullie streven, ontwikkel wat er beter kan. Zonder interactie kan de gezamenlijke cultuur verwateren.

Ondersteun de cultuur met een goed werkoverzicht en systeem, emails, chats, dashboards met de juiste informatie.

Gebruik Liberating Structures om iedereen te activeren en te zorgen dat meetings energie geven in plaats van kosten. Dat is nog belangrijker als iedereen individueel thuiszit.

Stel meer open en positieve vragen

Wil je relaties en positief denken versterken, stel dan eens een ander soort vragen, bijvoorbeeld:

• Hoe zorg je vandaag voor je gezondheid?
• Welke gewoontes heb je ontwikkeld tijdens de lockdown die je wilt houden?
• Waar blijk je heel goed zonder te kunnen?
• Hoe wil je dat deze ervaring je verandert? Wat leer je?
• Wat neem je mee naar de post-Corona wereld?
• Wat heb je nodig om er een topdag van te maken?
• Hoe kan ik je helpen?
• Wat is er nog meer mogelijk?
• Hoe draag je vandaag bij aan de wereld/onze missie?

Of, gericht op organisatie of team:

• Hoe kunnen we als team beter uit deze pandemie tevoorschijn komen?
• Wat zijn onze sterkte punten? Hoe ontwikkelen we die verder?
• Hoe kunnen wij bijdragen aan een betere post-Corona wereld voor onze klanten? Voor het milieu of sociale ongelijkheid? Aan de maatschappij?
• Wat is onze grootste toegevoegde waarde?
• Is onze gezamenlijke missie nog inspirerend of willen we die aanpassen?
• Gegeven wat er is gebeurd, wat is er nu mogelijk…?

Videobellen

Videobellen kan intens zijn. Het lijkt lastiger om online een stilte te laten vallen of even te pauzeren, zoals je ter plekke zou doen. Maar het kan net zo goed! Pauzeer, praat niet de hele tijd, denk rustig na. Observeer en spreek uit wat je ziet en vraag dat na.
“Klopt het dat we te snel gaan en moe worden? Zullen we pauzeren? Of moeten we iets bespreken dat we nu niet uitspreken?”
Omdat mensen snel schakelen van huiselijkheid naar de volgende video meeting en de volgende, kun je een check-in en check-out doen om iedereen te laten aankomen. “Wat speelt er bij jou in één woord?” Of: “Hoe zit je er nu bij?” “Wat heb je nu nodig?”
Check-out: ““Wat speelt er bij jou in één woord?” “Wat is je volgende actie?”

Je weet het inmiddels: iedere interactie bevestigt of confronteert de cultuur.

• Wat kopieer je?
• Wat stimuleer je?
• Wat negeer en tolereer je?
• Wanneer intervenieer je?
• Hoe is de cultuur tijdens het videobellen en wat kan er beter?

Een inspirerende missie

Een inspirerende missie en duidelijke doelen helpen het thuiswerk team om te coördineren. De mede-oprichter van Unsettled, Jonathan Kalan, vertelt over zijn bedrijf zonder kantoor: “Het werkt juist dankzij de missie, de betekenis van wat we doen en onze cultuur. Dat betekent dat we veel tijd besteden aan sociale gesprekken, dus niet alleen maar over doelen en deadlines.”

Stel dus vooral de vragen die aanhaken bij ieders waarden, sterke punten en inspiratie.

• Waar kom jij je bed voor uit?
• Waarom werk je hier in deze functie - hoe sluit dat aan bij jouw persoonlijke waarden en doelen?
• Wat kun je hier halen en brengen?
• Hoe kunnen wij bijdragen aan een betere post-Corona wereld voor onze klanten? Voor het milieu of sociale ongelijkheid? Aan de maatschappij?
• Wat is onze grootste toegevoegde waarde?
• Is onze gezamenlijke missie nog inspirerend of willen we die aanpassen?

Denk er ook eens aan om een sessie met klanten, patiënten of andere externe partijen te houden. “Dit is dus wat wij bijdragen aan de wereld - en dit is hun feedback…!” Zien hoe jouw team of organisatie bijdraagt aan het grotere geheel van gemeenschap, maatschappij of wereld geeft energie en betekenis.

Leren en Autonomie

Het loslaten van de controle-mindset kan wennen zijn voor managers. Wat doen je teamleden eigenlijk, als het twee uur duurt voor ze terugmailen? Waar het om gaat is dat ze hun doelen en deadlines halen, en dat kun je zien. Meestal kun je vertrouwen op de professionele autonomie van je teamleden en collega’s.
Lukt dat niet, of zou je een tussentijdse update willen, vraag dan hoe je kunt helpen. “Wat heb je nodig? Zullen we samen naar de prioriteiten kijken?”
Belangrijk is om uit te spreken waar je mee zit; jezelf te laten zien door je observaties te delen en te vragen hoe anderen dat zien.
“Klopt het dat we minder af krijgen dan toen we samen op kantoor zaten? Hoe zien jullie dat?”
“Hoe kunnen we beter contact houden en elkaar helpen? Durven we op tijd om hulp te vragen?”
“Hoe kunnen we geleerde lessen sneller delen? Wat hebben jullie nodig om meer te leren/wat wil je leren?”
Als je mijn Developing a Positive Culture boek hebt, doe dan de Personal Preparation (bekijk je angsten eens) en lees hoofdstuk 8 voor leidinggevenden.

Duidelijke doelen en Verantwoordelijkheid

Duidelijke doelen en verantwoordelijkheid zijn essentieel om mensen autonoom te laten werken. Monique Black, talent manager bij Maco.la, zegt dat cruciaal is voor hun thuiswerkers. Iedereen moet weten wat hij of zij moet doen. Zorg dus voor een duidelijke structuur.
Studies laten zien dat thuiswerkers productiever en tevredener zijn. Dankzij allerlei software is virtueel samenwerken makkelijker. Harvard Business Review zegt dat thuiswerkers ook loyaler zijn aan de organisatie dan degenen op kantoor. Zonder onderbrekingen werk je lekker door - en je waardeert je organisatie erom. Stimuleren dus, die autonomie! De productiviteit vaart er wel bij.
Hoe kun je leren en eigenaarschap verder versterken? Wat werkt voor jouw team?

Zie je hoe de pandemie (en de volgende crisis) kansen biedt voor het ontwikkelen van een positieve cultuur, waarin eigenaarschap, leren, samenwerken en bijdragen aan een hoger doel belangrijke waarden zijn? Op naar high-performance thuiswerk teams!

> Vandaag is de online Workshop Organisatiecultuur, gebaseerd op mijn boek Cultuur Doe Je Zelf! Doe je de volgende keer mee - op 12 oktober? Er zijn beperkte plaatsen zodat er tijd is voor ieders vragen en cases. Info en inschrijven doe je hier.

Meer weten en zelf je organisatiecultuur verbeteren? Benut de OCAI cultuurmeting en bestel het boek “Cultuur doe je zelf - Concreet aan de slag met organisatiecultuur” van Marcella Bremer bij:

• Managementboek
• Bol
• Bruna

Mijn Engelstalige boek "Developing a Positive Culture" is te koop als Kindle bij Amazon en als paperback bij

• Managementboek
• Bol

© Marcella Bremer, 2021. Alle rechten voorbehouden.