Stel meer vragen en luister

We hebben innovatieve, daadkrachtige, positieve, lerende organisaties nodig - nu meer dan ooit. Positieve organisatiecultuur helpt om je werk beter, leuker, sneller te maken, maar draagt ook bij aan betere oplossingen voor de wereld. Bovendien kun je 20-40% meer productiviteit en resultaten bereiken. Daarover gaat mijn boek ‘Positieve cultuur doe je samen’.

De basis is een positieve cultuur met vier elementen: Positief Denken en Deviatie, Gezamenlijk positief Doel, Verbinding en Samenwerken, Leren en Autonomie. In deze blog post kijken we nog een keer naar verbinding en samenwerken.

Wil je eerst meer weten over positieve cultuur, lees dan het overzichtsartikel hier

Wil je meer leren? Kijk dan hier het gratis webinar Positieve Cultuur terug!

Verbinding en samenwerken zijn de basis voor een positieve cultuur. We zijn relationele wezens. Dat maakt groepscultuur een van de machtigste krachten op aarde. Zeker nu samenwerking zo nodig is in de VOCA-wereld. We besteden nu 50% meer tijd aan samenwerking dan twintig jaar geleden, aldus Amy Edmondson. Echte mensgerichtheid maakt teams en organisaties een fantastische plek om te werken. Voor verbinding en samenwerken heb je behalve zelfkennis en zelfmanagement ook veel communicatietechnieken nodig. Zoals de vier soorten interactie interventies: vragen, luisteren, delen en reageren.

Waar begin je? In mijn boek ‘Positieve cultuur doe je samen’ vind je individuele reflectie, oefeningen om met collega’s te doen en dingen die je als leidinggevende en organisatie kunt doen aan verbinding en samenwerken. Hier een paar voorbeelden.

Vragen

De eerste soort interactie interventie is vragen stellen: meer en betere vragen die zoeken naar positief potentieel dat het team verder helpt. Of de vraag stellen die niet gesteld wordt. Humble Inquiry is de kunst van het stellen van open vragen waarmee je relaties opbouwt, zegt Edgar Schein in zijn boek Bescheiden vragen. De Westerse cultuur is gericht op vertellen. Als we in de vertelstand staan, willen we onderwijzen, indruk maken of vermaken. Individualistische culturen waarderen mensen om hun prestaties en we beseffen daardoor niet altijd hoe belangrijk relaties zijn. Toch heb je de anderen in je team nodig. Stel dus meer vragen. In Losada en Heaphys onderzoek zagen we dat de teams van beter presterende bedrijven minstens evenveel vragen stelden als dat ze informatie deelden. De laag presterende bedrijven stelden slechts vijf vragen op iedere honderd mededelingen. Oftewel: van weinig vragen stellen leer je niets en mis je cruciale informatie én je bouwt geen vertrouwen op. Wat is jouw ratio van vertellen versus vragen?

Een oprechte vraag impliceert respect, helpt om de aandacht te richten en helpt om de feiten, de veronderstellingen en de voorwaarden voor actie te verzamelen. Vragen bepalen de agenda voor denken en doen. Je kunt bijvoorbeeld vragen stellen die mensen aan het denken zetten over de vier elementen van een positieve cultuur:

• Hoe kunnen we elkaar steunen op het werk?
• Wil je een inzicht delen dat je de laatste tijd hebt geleerd?
• Wat zou het beste zijn dat nu in dit project kan gebeuren? Hoe kunnen we dat laten gebeuren?
• Wat gaat er goed en hoe kunnen we dat versterken?
• Wie heeft dit probleem nog meer opgelost? Zullen we hen om hulp vragen over ons soortgelijk probleem?
• Als jij een oude wijze was - welk advies zou je jezelf dan geven?
• Wat heb je nu nodig? Hoe kan ik je helpen?
• Hoe voel je je? Welk klein ding kun je doen om je stemming te verbeteren?
• Wat gaat makkelijk en wat lijkt moeilijk? Waar roeien we tegen de stroom in?
• Hoe draag ik bij aan de organisatiedoelen? En hoe zit het met jou?
• Wanneer was je op je best? Hoe kun je dat vaker laten gebeuren?
• Op welke manier maken we onze vergaderingen leuker, korter, maar toch effectief?

Luisteren

De tweede soort interactie interventie is echt en actief luisteren - ook naar datgene wat niet gezegd wordt. Als je vragen stelt, moet je naar het antwoord luisteren. Aandachtig luisteren gaat voor de meesten niet vanzelf. Je moet je aandacht richten op de ander en die volgen. Misschien ben je geneigd om snel naar oplossingen te sturen. Maar als je echt luistert, kan er meer begrip ontstaan en kan de ander diens eigen inzichten en oplossingen vinden.

Een oefening is om een vijf-minuten timer te zetten en de ander te vragen wat er nu belangrijk is in zijn/haar/hun wereld. Of een andere vraag te stellen die aanspreekt. Je mag niet onderbreken, niets adviseren. Daarna wissel je van rol. In mijn workshops en projecten werkt deze oefening goed. De groep moet wel veilig zijn. Het doel kan zijn om je luistervaardigheid te trainen - of om een band op te bouwen met je collega. Echt luisteren getuigt van respect en schept een band die beide mensen beïnvloedt. Je geeft het geschenk van je onverdeelde aandacht.

Delen

De derde soort interactie interventie is mededelen of benoemen van positieve dingen én wat er beter kan. Als je iets zegt of deelt, let dan op hoeveel positieve dingen je zegt. Voor kwaliteitsrelaties in een positieve cultuur heb je positieve communicatie nodig. In navolging van Fredrickson, laat Losada’s onderzoek zien dat een verhouding van 3:1 positieve tot negatieve interacties leidt tot een gezonde relatie. Een verhouding van 2:1 leidt tot een matige relatie en 1:1 betekent dat je elkaar mogelijk snel laat vallen. Voor kwaliteitsrelaties heb je minimaal 4:1 nodig, maar liever 5:1. De managementteams die buitengewoon goed presteerden zeiden 5,6 positieve of ondersteunende dingen op iedere negatieve opmerking. Positief betekent in deze context: bevestigend. Je bent het eens met de ander en beaamt dat.

Reageren met openheid en respect

De vierde categorie interactie interventies is Reageren. Je stimuleert de sociale veiligheid en positieve cultuur door te reageren op het 'hoe' van een gesprek. Bijvoorbeeld op interacties zoals oordelen, beschuldigingen, aanvallende vragen, spot, of het negeren van onderwerpen of mensen. Als je reageert, laat je merken: "Zo doen we dat hier niet”. Je beïnvloedt de anderen om anders en beter met elkaar om te gaan. Als een gesprek ongemakkelijk of emotioneel aanvoelt en je ziet anderen draaien, elkaar aanvallen of juist stilvallen - dan voelen ze zich niet veilig of vinden het onderwerp lastig. Non-verbale communicatie vertelt je veel over de stemming en energieniveau van de ander(en).

Je kunt reageren met meta-communicatie: dus praten over het 'hoe'. Door te benoemen wat je ziet, maak je het veiliger voor iedereen. Reageren lijkt onveilig en eng, maar juist het negeren van emoties, op de persoon gerichte discussies of ongemakkelijke stilte maakt het onveilig. Als iedereen zulke signalen negeert, geldt kennelijk de regel dat ‘niet alles hier bespreekbaar is’. Dus dat het veiliger is om te zwijgen.

Onveiligheid leidt tot een rollenspel in plaats van een authentiek gesprek. We doen alsof, maar dat werkt juist tegen verbinding, vertrouwen en samenwerking.

Hoe doe je dat precies? Lees hiervoor het boek, dat uitgebreide voorbeelden bevat.

Bestel het boek "Positieve Cultuur Doe Je Samen" nu bij Managementboek, Bol, Bruna, Libris of Amazon.

Kijk hier het gratis webinar Positieve Cultuur terug!

© Marcella Bremer, 2022. Alle rechten voorbehouden.

Abonneer je op de updates van deze blog. Download daarna direct de paper over Positieve Cultuur. Werk kan echt beter en leuker!

6 april 2023: online Workshop #Organisatiecultuur, gebaseerd op mijn boek Cultuur Doe Je Zelf! Doe je mee? Wees snel want er zijn beperkte plaatsen zodat er tijd is voor ieders vragen en cases. Info en inschrijven doe je hier.

Bestel het boek “Cultuur doe je zelf” bij: Managementboek, Bol, Bruna