Thuiswerk-cultuur
Velen werken al een jaar thuis: welke impact heeft dat op organisatiecultuur, samenwerken en leidinggeven? Cultuur ontstaat doordat mensen elkaar als vanzelf kopiëren in denken en doen - hoe gaat dat dan als je elkaar veel minder ziet? Het aantal interacties is veel minder dan op kantoor, waar je elkaar spontaan tegenkomt, ziet wie met wie praat, wat er gebeurt, de stemming aanvoelt… We moeten bewust aan cultuur werken om thuiswerk teams goed te laten werken. Dat betekent: veel interactie mogelijk maken - en niet alleen over de werkinhoud.
Leidinggeven en samenwerken is op zichzelf niet veranderd. De leidinggevende moet het team helpen om waarde te creëren - de doelen te halen. Kevin Eikenburry gebruikt het 3-O model in het Engels: outcomes-others-ourself (zijn boek is "The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership”). Je hebt ze alledrie nodig. Als je je alleen op de outcomes of doelen richt, dan kan dat burnout, zich terugtrekken of personeelsverloop tot gevolg hebben. Als je je alleen op de “others” richt, dan kunnen de doelen van het team daaronder lijden. Het gaat ook om resultaten behalen. Focus je vooral op jezelf, dan lijden de anderen en de resultaten daaronder.
De balans is nog belangrijker tijdens thuiswerken. Die outcomes krijgen vaak meer aandacht. De inhoud domineert in vergaderingen en emails. Maar hoe gaat het met de anderen en jezelf?
Uitdagingen
Sinds de pandemie toesloeg, worstelen leidinggevenden en teamleden met vijf thema’s. Herken je ze in jouw organisatie of team?
Empathie: we zitten allemaal met corona, maar we ervaren het anders. Sommigen vinden thuiswerken vreselijk en snakken naar kantoor, anderen genieten van het thuiswerken met de kinderen om zich heen, een enkeling is bang of bezwijkt onder extra mantelzorg of quarantaine. Hoe het ook zij, de pandemie vraagt om empathie. Leef je in anderen in: begrijp hun situatie. Dat is altijd handig, maar nu helemaal. Oordeel niet te snel. Accepteer dat ieder er anders over denkt en voelt. Het is een corona-oceaan, maar we varen ieder in ons eigen bootje.
Rolmodel: je bent altijd een rolmodel als leidinggevende, een goed of slecht voorbeeld, omdat je zichtbaar bent. Als je goed voor jezelf zorgt, kopiëren anderen dat. Je geeft het signaal dat gezondheid en grenzen stellen belangrijk zijn. Het is toegestaan, zelfs nodig. Welk voorbeeld geef jij aan anderen? Ook als je een teamlid bent, kun je anderen helpen door het goede voorbeeld te geven. Cultuur is een kopieer-spel.
Contact: door de afstand van kantoor, moeten we bewust contact maken, beter luisteren, de tijd nemen. Intenties zijn niet genoeg, we moeten het doen. We komen niemand spontaan tegen en maken dan een praatje. Dus moet het bewust.
Een van de nadelen van online vergaderen is dat het zo intens is: we richten ons vooral op inhoud en taken, maar we hebben ook tijd nodig voor persoonlijk, informeel contact. Zo onderhoud je relaties. Dat moet je nu bewuster doen dan op kantoor.
Transitie naar online: alles wat je weet en kent moet nu digitaal, online, anders. Hoe werk je nieuwe collega’s in, hoe doe je nu je project management en hoe werk je prettig samen? Op kantoor doe je dat gewoon, maar hoe doe je het virtueel? Je moet meer bewust organiseren.
Minder interactie: het is super dat we kunnen beeldbellen en videovergaderen. Maar dat gebeurt in kleinere groepen op het scherm. We hebben geen spontane praatjes in de gang - we missen meer informatie en informele tips nu we thuiszitten. Hoe minder je je teamleden ziet, hoe groter de impact van die interactie. Heb je een rotdag in dat ene weekoverleg - dan beïnvloed dat de relatie meer dan wanneer je elkaar dagelijks ziet en je de andere vier werkdagen behulpzaam en creatief overkomt.
Kom uit je bubbel
Vooral dat gebrek aan interactie kan de cultuur laten verwateren. Cultuur heeft interacties nodig - we beïnvloeden elkaar dagelijks met hoe we denken, hoe we doen, wat we bespreken. Zo bouwen we vertrouwen op, zo werken we samen, zo ontwikkelen we onze relatie, sturen we bijtijds bij en stemmen op elkaar af. Thuiswerken kan ieder in zijn of haar eigen “bubbel” doen, en als je niet genoeg contact houdt, kun je te ver afdrijven of kun je met verkeerde echo’s en aannames zitten.
De thuiswerkplek is de nieuwe “silo”. Nodig teamleden uit om contact te maken, vraag hoe het gaat, drink koffie en bespreek je kat, heb het eens niet over werk. Mensen er bewust bij betrekken, relaties bouwen, wordt belangrijker naarmate we meer hybride teams gaan zien, waarvan mensen een deel van de week thuiswerken en een ander deel op kantoor.
Als leidinggevende kun je mensen stimuleren om elkaar beter te leren kennen. Maak duidelijk dat sociale praatjes erbij horen, ontmoedig email en bel vaker, ga wandelen op anderhalve meter afstand. De leidinggevende moet meer dan ooit een “facilitator” zijn. Maak het makkelijk voor anderen. Wat hebben ze nodig om hun interacties op peil te houden en zo hun werk sneller, beter en leuker te maken?
Interacties: meer, beter en leuker!
Herken je dit bij jezelf en de andere teamleden sinds je thuis werkt? Je krijgt en stuurt veel te veel email. Je zet je webcam uit vanwege de rommel of je privacy. Je wil niet te veel tijd innemen tijdens die intense videovergadering, dus je bent stil of je wacht met iets melden tot het “belangrijk is”.
Als leidinggevende of teamlid kun je anderen aanmoedigen om zoveel mogelijk wel te delen, de camera aan te zetten en ook over sociale dingetjes te praten. Daar zijn hele leuke korte appetizers voor. Je kunt een plenaire vergadering meer energie geven door even in tweetallen pauze te nemen met een leuke persoonlijke vraag. Vijf minuten, koffie erbij, gesprekje met een collega, en dan komen we weer terug. Leve de techniek van de breakout groepjes in Zoom en Teams!
Als leidinggevende kun je met ieder teamlid een snelle video call doen, net zoals je op kantoor een praatje zou hebben bij de koffiecounter. Je moet die gesprekjes nu plannen, maar de inhoud ervan is wel spontaan. Hoe zit je erbij? Wat speelt er nu? Een agenda is er niet.
Geef meer positieve feedback dan normaal, we hebben het allemaal nodig. En vermijd alarmerende emails.
Vooral je houding is “besmettelijk”. Hoe voel je je zelf, als leidinggevende of teamlid? Sta je open voor nieuwe ideeën, heb je er zin in, heb je energie? Check dat bij jezelf - want je straalt het uit. Zeker nu je elkaar minder ziet, kan dat impact hebben.
Valideer hoe de ander zich voelt en biedt perspectief door te reageren met: Ja, en... Ja-en plaatst een ander perspectief of idee ernaast, maar ontkent de situatie van de ander niet. Als je Ja-maar zegt, dan ontken je wat zij zeiden, of je komt met een tegenstelling. Ja-maar maakt mensen voorzichtig en vermindert de energie. Zorg dat de (weinige) interacties die je hebt, positief, inspirerend en energiek zijn. Zo houd je het langer vol.
> Dinsdag 15 juni: online Workshop #Organisatiecultuur, gebaseerd op mijn boek Cultuur Doe Je Zelf! Doe je mee? Wees snel want er zijn beperkte plaatsen zodat er tijd is voor ieders vragen en cases. Info en inschrijven doe je hier.
Meer weten? Bestel het boek “Cultuur doe je zelf - Concreet aan de slag met organisatiecultuur” van Marcella Bremer bij:
© Marcella Bremer, 2021. Alle rechten voorbehouden.
Schrijf je in op de nieuwsbrief én download de paper over Positieve Cultuur: wat zijn de vier elementen van een positieve, productieve organisatiecultuur? Werk kan echt beter en leuker!
We voldoen aan de AVG. Je gegevens zijn veilig.